Nomenclature

La nomenclature est le référentiel qui classe vos achats. Rien d’autre ne fonctionne vraiment sans elle : la cartographie, les analyses et les alertes s’appuient toutes sur le code porté par chaque dépense.

Trois niveaux

Chaque famille peut être marquée conforme ou non — un signal de qualité du référentiel, pas une interdiction.

Un nœud porte, outre son code et son libellé, une description facultative — le périmètre de ce code, en une phrase — et la catégorie Fournitures, Services ou Travaux. Cette catégorie n’est pas saisie : elle est dérivée du parent. Pour une sous-famille, c’est la catégorie de sa famille ; pour une famille, le libellé de sa grande famille. Le formulaire l’affiche avant validation, en précisant qu’elle est dérivée automatiquement.

Un nœud peut aussi être national — fourni avec l’application plutôt que créé par l’organisation. Un code national ne se supprime pas.

Les montants ne sont pas stockés, ils sont recalculés

Le montant affiché à côté d’un code n’est pas une valeur saisie : il est calculé à chaque lecture, à partir des mandats de l’exercice sélectionné. La remontée se fait de bas en haut — les codes reçoivent la dépense qui les porte, une famille la somme de ses codes plus la dépense éventuellement portée directement sur son propre code, une grande famille la somme de ses familles.

La conformité est recalculée de la même façon, en comparant ce montant vivant au seuil du nœud. Un code sans dépense est toujours conforme ; un code sans seuil l’est aussi, faute de point de comparaison.

Conséquence pratique : changer d’exercice change tous les montants de l’arbre, et un code « inactif » sur un exercice peut être le plus gros poste de l’exercice précédent.

Mots-clés : inclus et exclus

Un code porte des mots-clés qui servent à le proposer automatiquement, et des mots-clés exclus qui l’écartent. Les seconds comptent autant que les premiers : c’est par eux qu’on empêche « maintenance ascenseur » de tomber dans « maintenance informatique ».

Les mots-clés se saisissent séparés par des virgules. Ils sont normalisés à l’enregistrement : mis en minuscules, débarrassés de leurs accents et dédoublonnés. « Réparation » et « reparation » sont donc le même mot-clé, et les saisir tous les deux n’en garde qu’un.

Deux onglets

Rechercher dans le référentiel

La recherche porte sur le libellé, la description et le code, en ignorant la casse et en acceptant une correspondance partielle. Elle exige au moins deux caractères et renvoie au plus cinquante résultats ; elle peut être restreinte à une catégorie ou à un niveau de la hiérarchie.

C’est une recherche textuelle, pas sémantique : elle trouve ce qui est écrit, non ce qui est voulu dire.

Importer un référentiel

Le bouton Comparer ouvre l’assistant d’import. Il se déroule en quatre étapes — Fichier, Mapping, Comparaison, Résultat — et la troisième est celle qui évite les accidents :

Modifier un référentiel déjà utilisé

Renommer ou supprimer un code qui porte déjà des dépenses n’est pas anodin. Les opérations prévues pour cela annoncent leur impact avant d’agir :

• fusionner deux codes ;
• recoder un code en conservant son historique ;
• supprimer en réaffectant les dépenses vers un autre code.

Chacune laisse une trace dans le journal, et peut être annulée depuis cette trace.

L’aperçu d’impact

Avant d’agir, l’application sait dire combien de mandats citent le code visé, et lesquels. L’écran de fusion affiche cet impact sous la forme : n mandats de l’ancien code vers le nouveau, et rappelle que le code source sera supprimé.

Ce rapprochement tolère les variantes d’écriture d’un code : certaines extractions omettent le préfixe de catégorie. Un code cité sous plusieurs formes est donc bien compté une fois.

L’annulation est possible pendant vingt-quatre heures

Une annulation est elle-même journalisée, et ne s’annule pas à son tour.

Le journal

Le bouton Historique ouvre la liste des opérations, de la plus récente à la plus ancienne, avec un badge de nature :

Chaque entrée porte le code concerné et, pour un recodage ou une fusion, le code d’arrivée.

Procédure engagée

Un code peut être marqué comme portant une procédure engagée — adaptée ou formalisée. Ce marquage est manuel, et il a un effet précis : il éteint les alertes de seuil sur ce code.

C’est le geste à faire quand une mise en concurrence est lancée mais que la dépense cumulée dépasse encore le seuil : l’alerte a fait son travail, la répéter ne sert plus. Le marquage est horodaté et journalisé.

Mandats non classifiés

Le bouton Mandats non classifiés, dont le compteur passe en rouge dès qu’il y en a, ouvre un panneau latéral listant les mandats sans code de nomenclature : numéro, montant, libellé, fournisseur, service, date, et type d’achat lorsqu’il est connu.

Chaque ligne offre Assigner un code, qui ouvre la liste des codes du référentiel et affecte celui choisi. Le mandat quitte alors la liste au rafraîchissement suivant.

C’est le pendant du taux de couverture affiché en indicateur : la liste de ce qui reste à faire pour le porter à 100 %.

Codes orphelins

L’inverse du cas précédent : un code porté par des mandats mais absent du référentiel. Le bouton Codes orphelins n’apparaît que lorsqu’il en existe, et sa fenêtre liste chaque code fautif avec le nombre de mandats concernés et leur montant cumulé.

Deux issues sont proposées par ligne :

• Voir les mandats — ouvre l’écran Mandats filtré sur ce code, pour recoder les dépenses une à une ;
• Ajouter au référentiel — ouvre le formulaire de création prérempli avec ce code, à rattacher à une famille.

Ces codes sont signalés partout ailleurs dans l’application : un code encadré en orange et suivi d’un point d’interrogation, dans les tableaux de Marchés et de Mandats, est un code orphelin.

Indicateurs

La barre d’indicateurs affiche par défaut Codes du référentiel, Codes inactifs et Taux d’utilisation. En mode personnalisation, jusqu’à cinq sources peuvent être choisies :

Un code est dit inactif quand il ne porte aucune dépense et qu’aucun marché ne le cite : un code fraîchement créé pour un marché à venir n’est donc pas compté comme inactif.

Exporter le référentiel

Le menu Exporter propose un document d’implémentation sous deux formes :

Le menu précise que le format est compatible avec les logiciels financiers usuels. Le document est mis à plat et trié par grande famille, puis famille, puis code ; il comporte les seuils et le montant de chaque ligne.

Le classeur est téléchargé directement par l’application. Le document imprimable, lui, s’ouvre dans un onglet : son adresse ne porte aucun justificatif d’identité durable, l’application demandant au préalable un ticket à usage unique et de courte durée.

Permissions requises

• consulter l’arbre, rechercher, exporter, lire le journal : procurement.read ;
• créer, modifier, supprimer un nœud, fusionner, recoder, annuler, importer, modifier les mots-clés ou déclarer une procédure engagée : procurement.write ;
• personnaliser les indicateurs et le panneau de droite : rôle owner.

Limites connues

• Les montants et la conformité dépendent de l’exercice sélectionné dans la barre du haut. Comparer deux captures d’écran prises sur deux exercices différents n’a pas de sens.
• La fenêtre d’annulation d’une fusion, d’un recodage ou d’une suppression réaffectée est de 24 heures.
• La fusion depuis l’onglet Modélisation est annoncée comme irréversible dans son info-bulle, alors que l’opération reste annulable depuis le journal pendant vingt-quatre heures.
• Le formulaire de création ne permet de créer qu’une famille ou une sous-famille : les grandes familles ne se créent pas depuis cet écran.
• La recherche est textuelle. Pour retrouver un code dont on ignore le libellé exact, les mots-clés sont un meilleur levier.