Accords-cadres et BPU

Le module répond à une question posée avant chaque lancement de marché : un accord-cadre couvre-t-il déjà ce besoin, à quel prix, chez qui, et jusqu’à quand ? Tout le reste — l’import des bordereaux, la recherche, les estimations — n’existe que pour pouvoir y répondre.

Il se compose de trois entrées de menu, sous Conformité :

Un accord-cadre

C’est le contrat dont les prix sont fixés par un bordereau. La fiche de création — bouton Ajouter — demande peu de choses, et le reste est facultatif :

Deux de ces champs méritent qu’on s’y arrête.

Le titulaire peut être pris dans le panel des fournisseurs ou saisi en clair. Le second cas n’est pas un pis-aller : les accords anciens, repris à la main, n’ont souvent pas de fournisseur correspondant dans le panel, et refuser de les enregistrer pour cette raison reviendrait à amputer la bibliothèque de son historique. L’un ou l’autre suffit ; les deux absents sont refusés.

Le montant maximum est facultatif, et son absence change l’affichage partout. Sans plafond, il n’y a pas de taux de consommation à calculer : les écrans montrent alors « sans plafond » et le cumul engagé, plutôt qu’une barre à zéro qui laisserait croire que rien n’a été commandé.

Statuts

Quatre états, repris dans la colonne Statut de la liste : Actif, Échu, Résilié, Suspendu.

Un accord résilié ou échu reste consultable. C’est délibéré : l’historique de consommation y renvoie, et le faire disparaître laisserait des engagements orphelins. L’action de suppression d’un accord-cadre le passe d’ailleurs en Résilié au lieu de l’effacer.

Service porteur

Le rattachement à un service est facultatif, et son absence a un sens précis : un accord sans service reste visible de tous. La fiche l’écrit en clair — « Aucun — visible de tous les services » — pour qu’un tiret ne se lise pas comme une donnée manquante.

Lorsqu’un rôle restreint la portée d’un agent à certains services, cette restriction s’applique aux accords-cadres : aux listes, aux alertes, à la Recherche BPU, et à l’ouverture d’une fiche par son adresse. Un marché hors périmètre répond « ce marché relève d’un service hors de votre périmètre », et non « introuvable » — un agent qui reçoit « introuvable » sur un marché qu’un collègue lui a transmis conclut à un bug, pas à un droit manquant.

Le bordereau de prix unitaires

Le BPU est la liste des prestations et de leur prix, rattachée à l’accord-cadre. Chaque ligne porte :

Les lots

Il n’existe pas d’objet « lot » séparé dans Stratt. Le numéro et l’intitulé du lot sont portés par chaque ligne du bordereau. Un accord-cadre alloti se représente donc en renseignant ces deux champs sur les lignes concernées : l’onglet Bordereau les affiche dans sa colonne Lot, et la Recherche BPU les rappelle sous la désignation de chaque résultat.

La conséquence pratique est qu’un lot sans aucune ligne n’existe pas, et qu’un lot se « renomme » en corrigeant ses lignes — ce que l’import ou l’export du bordereau vers un tableur rend moins pénible qu’il n’y paraît.

Désactiver plutôt que supprimer

Une ligne de bordereau porte un indicateur actif. Le geste courant pour retirer une prestation du catalogue est de la désactiver, pas de la supprimer : une ligne désactivée disparaît de la Recherche BPU mais reste citée par les estimations déjà construites et par l’historique de consommation. L’infobulle du bouton le dit — « la ligne sort du catalogue sans disparaître de l’historique ».

La suppression définitive existe, derrière une confirmation. Elle est refusée si la ligne porte des engagements rapprochés ; le message invite alors à la désactiver.

La fiche d’un accord-cadre

Quatre onglets, dans cet ordre :

• Informations — les champs ci-dessus, plus le service porteur résolu en « code — nom ».
• Bordereau — les lignes chiffrées. Un filtre texte porte sur la désignation et la référence, et les cases à cocher alimentent une estimation.
• Envois — le bordereau vierge envoyé aux entreprises, et le suivi des retours.
• Consommation — ce qui a été engagé sur le marché.

Le bouton Exporter le bordereau produit un classeur dont les colonnes sont celles attendues à l’import, plus la consommation constatée par ligne : le fichier est réimportable après modification dans un tableur, qui reste le mode de travail réel sur un bordereau de plusieurs centaines d’entrées.

Bordereau chiffré et modèle vierge

L’onglet Bordereau porte deux objets distincts, et la bascule entre les deux est explicite plutôt que fondue dans un écran hybride :

• le bordereau chiffré, ce sur quoi on peut commander — des prestations avec un prix et une date de valeur ;
• le modèle de BPU vierge, la liste des prestations avant que les prix existent, celle qu’on envoie aux entreprises.

Un accord-cadre sans aucune ligne chiffrée propose donc les deux chemins : Importer le bordereau, pour reprendre un bordereau déjà négocié, ou Créer le modèle de BPU, pour composer la liste à envoyer.

Le modèle se rédige dans une grille — colonnes Lot, Chapitre, Référence, Désignation, Unité, TVA, Quantité, Commentaire interne — qui accepte un bloc de cellules collé depuis un tableur, dans cet ordre. La référence est obligatoire et unique dans le modèle : c’est elle qui permet de retrouver la prestation au retour. Les doublons sont signalés pendant la saisie, pas seulement au refus de l’enregistrement.

Un modèle est Brouillon puis Validé. Valider le fige ; Nouvelle version en ouvre une autre en brouillon, la version précédente restant telle quelle. Sans ce versionnement, corriger une ligne après envoi rendrait incomparables les bordereaux déjà reçus. Le Commentaire interne n’est jamais exporté vers l’entreprise.

Envois

Un envoi est un modèle adressé à une entreprise, avec une date limite de retour. Il porte la version du modèle envoyée, parce que deux entreprises peuvent avoir reçu des versions différentes et que comparer leurs retours sans le savoir produirait un classement faux.

Cinq étapes : Préparé, Envoyé, Reçu, Prix saisis, Validé. La relance est un événement daté, consigné par le bouton Relancer, et non un état : une entreprise relancée reste une entreprise à qui l’on a envoyé. L’étape « Reçu » ne se déclare pas au bouton — elle s’obtient en déposant le fichier complété, sans quoi rien ne permettrait de vérifier l’envoi. Chaque changement d’état est journalisé, avec son auteur, et consultable par Historique.

L’acheminement se fait hors de l’outil : Stratt produit le bordereau vierge et enregistre ce qui revient, il n’envoie pas de courriel. Le classeur produit n’autorise la saisie que dans la colonne des prix ; le reste de la feuille est protégé, pour supprimer les modifications accidentelles de structure.

Consommation

L’onglet Consommation agrège les dépenses rattachées à l’accord-cadre et, s’il y a un plafond, le taux et le reste à commander. Au-delà de 100 %, un message l’annonce sans ambiguïté.

Le rattachement d’une dépense repose sur le numéro d’accord-cadre porté par le mandat, renseigné à l’import depuis le logiciel comptable : c’est le système comptable lui-même qui déclare le lien. La comparaison ignore la casse, les espaces et les tirets, de sorte que AC-2026/012 et ac 2026 012 désignent le même marché.

Deux garde-fous :

• si deux accords-cadres partagent la même référence, aucun rapprochement n’est fait. Une ligne non rapprochée se traite à la main ; un rattachement erroné fausserait le taux de consommation et pourrait faire croire qu’un plafond est atteint, ou l’inverse.
• un mandat déjà rapproché est ignoré au passage suivant, ce qui rend l’opération rejouable sans doublon.

Quand l’export comptable ne porte pas la colonne du numéro d’accord-cadre — le cas courant — le rattachement se saisit depuis le tiroir d’un mandat ou le panneau d’un marché, où un bloc dédié résout le numéro vers la bibliothèque. Une référence qui ne correspond à aucun accord-cadre est refusée plutôt qu’enregistrée sans effet, et une référence ambiguë l’est aussi. Changer un rattachement remet la consommation à zéro avant de la recalculer, pour qu’aucun montant ne reste compté sur l’ancien accord.

Alertes

L’écran des accords-cadres compte les marchés Arrivant à échéance — les 90 jours à venir — et ceux Consommés à plus de 80 %. Les mêmes seuils alimentent les alertes du module :

Les alertes sont calculées à la lecture, sur les accords actifs seulement : un accord échu ou résilié ne demande plus de décision. Elles s’affichent dans l’application — deux encarts du tableau de bord leur sont consacrés — et ne déclenchent aucun envoi de courriel.

Permissions requises

• procurement.read pour consulter les accords-cadres, les bordereaux, les alertes et la consommation ;
• procurement.write pour créer ou modifier un accord-cadre, saisir et importer des lignes, rédiger un modèle, gérer les envois et rattacher une dépense.

Limites connues

• La révision de prix n’est pas calculée. Une formule de révision peut être conservée sur une ligne, mais aucune actualisation n’en est tirée : les prix sont présentés bruts, avec leur date de valeur, et c’est au lecteur de tenir compte de l’écart.
• Aucune notification n’est envoyée. Les alertes d’échéance et de plafond se consultent à l’écran.
• Un lot n’est pas un objet. Il n’existe qu’à travers les lignes qui le nomment ; il n’a ni montant propre, ni titulaire propre, ni statut.
• Les quantités du modèle ne sont pas reprises par les estimations : la quantité estimative sert au bordereau vierge envoyé aux entreprises, pas au chiffrage d’une estimation.