Budgets
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L’écran Budgets met face à face deux chiffres : ce qui a été alloué et ce qui a été réalisé. Le premier est saisi ici ; le second est calculé à partir des mandats. Tout l’écran tient dans cette confrontation, exercice par exercice.
Le sous-titre de la page le résume : « Crédits I/F par ligne de nomenclature », suivi de l’exercice courant.
Ce qu’est une ligne de crédit
Une ligne de crédit est un montant, posé à l’intersection de quatre coordonnées :
| Coordonnée | Exemple |
|---|---|
| Service | le code du service gestionnaire |
| Code de nomenclature | 36.01 |
| Section | I (Investissement) ou F (Fonctionnement) |
| Année | l’exercice |
Ces quatre coordonnées forment la clé : il n’existe au plus qu’une ligne de crédit par combinaison. Saisir un montant sur une combinaison déjà renseignée le remplace ; il n’y a pas d’historique de versions au sein d’un même exercice.
La granularité est celle du code complet (36.01, 73.01), et non de la
famille (36, 73). Le choix est délibéré : budgéter à la famille perdrait la
précision du référentiel, alors que l’agrégation par famille, elle, se
recalcule toujours.
Comment un mandat rejoint une ligne de crédit
C’est la question centrale de cet écran, et la réponse surprend souvent : il n’existe aucun lien enregistré entre un mandat et une ligne de crédit. Aucun identifiant de ligne n’est posé sur le mandat, aucune affectation n’est à faire.
Le rapprochement est recalculé à chaque affichage, par égalité des trois mêmes coordonnées — service, code, section — sur l’exercice sélectionné. Les mandats sont agrégés par ce triplet, et le résultat se pose en face de la ligne de crédit qui porte le même triplet.
Trois conséquences, toutes utiles à connaître :
Le service d’un mandat est son code de service, avec repli sur le libellé
du service, et à défaut la mention N/A. Un mandat sans code service se
retrouve donc regroupé sous ce N/A, qui apparaît comme un « service » de plus
dans la colonne.
La section manquante est comptée en Fonctionnement. Lorsqu’un mandat ne
porte pas de section exploitable, il est rangé en F. Ce n’est pas une
déduction comptable, c’est un défaut : sur un export où la section est mal
renseignée, la ligne Investissement paraîtra vide à tort.
Un mandat dont le code n’existe pas au référentiel est écarté de cette vue. Il ne produit aucune ligne, et ne compte dans aucun total — ce qui explique qu’on puisse voir ici un réalisé inférieur à celui de l’écran Mandats. Ces codes-là se régularisent depuis l’écran Nomenclature, rubrique « Codes orphelins ».
Le montant réalisé
Il est pris en HT, les montants négatifs étant ramenés à zéro. Quand aucun montant HT n’est disponible sur le groupe, le TTC est divisé par 1,2 pour en approcher le HT.
Ce taux de 1,2 est une approximation, appliquée uniformément. Sur un périmètre où les taux de TVA réels diffèrent de 20 %, le réalisé affiché s’écarte d’autant. Ce repli ne joue que sur les groupes où le HT est totalement absent.
La barre d’indicateurs
Six chiffres, toujours affichés, et calculés sur l’ensemble de l’exercice — ni le filtre de service ni le filtre de section ne les modifient.
| Indicateur | Ce qu’il compte |
|---|---|
| Lignes de dépense | combinaisons service × code × section rencontrées dans les mandats |
| Réalisé total | cumul du réalisé |
| Budget saisi | cumul des budgets, sur les seules lignes budgétées |
| Taux d’exécution | réalisé rapporté au budget saisi |
| Lignes budgétées | lignes portant un budget non nul |
| Dépassements | lignes dont le réalisé excède le budget |
Deux détails à garder en tête : le Réalisé total couvre toutes les lignes, y compris celles sans budget, alors que le Budget saisi ne couvre que les lignes budgétées. Le Taux d’exécution rapporte donc l’un à l’autre deux périmètres différents, et peut dépasser 100 % sans qu’aucune ligne ne soit en dépassement.
Le taux passe en orange à 80 % et en rouge à 100 %. Le compteur de Dépassements passe en rouge dès qu’il n’est pas nul.
Deux onglets
Paramétrage
L’onglet de saisie. Les colonnes sont, dans l’ordre : Service, Code, Libellé, Sect., Budget alloué, Réalisé, Exécution, %, Disponible.
- Exécution est une barre de progression, verte jusqu’à 80 %, orange jusqu’à 100 %, rouge au-delà ;
- Disponible est la différence budget moins réalisé. Elle passe en orange quand il reste moins de 10 % du budget, et en rouge quand elle est négative ;
- une ligne sans budget affiche « — » dans les trois dernières colonnes : sans point de comparaison, il n’y a ni pourcentage ni disponible.
Saisir un montant
Au survol d’une ligne, un crayon apparaît à côté du budget. Il ouvre un champ de saisie : Entrée valide, Échap annule. Le montant est enregistré immédiatement, sans étape de confirmation globale.
Deux granularités
Une bascule Par code / Par famille règle le niveau d’affichage.
Par famille est une agrégation en lecture seule : les codes sont regroupés sur la partie qui précède le point, et les budgets de ces codes sont additionnés. Un bandeau le dit, et invite à revenir sur « Par code » pour modifier les crédits.
Par code, le comportement dépend du filtre de service :
- Tous les services — une ligne par combinaison, avec la colonne Service. Toutes les lignes sont modifiables.
- Un service choisi — l’en-tête rappelle le code, le nom et la description du service, puis les lignes sont regroupées en deux blocs, Investissement puis Fonctionnement. Chaque bloc annonce son nombre de lignes, son réalisé et son budget. Un pied de tableau récapitule le total du service, son pourcentage d’exécution et son disponible.
Ajouter une ligne planifiée
Sous le tableau d’un service, un formulaire intitulé Ajouter une ligne planifiée (code sans mandat sur cet exercice) permet de budgéter un code qui ne porte encore aucune dépense : on choisit le code dans une liste avec recherche, la section (F — Fonctionnement ou I — Investissement), puis Ajouter.
La ligne ainsi ajoutée n’existe d’abord que dans l’affichage : elle n’est enregistrée qu’au moment où un budget lui est saisi. Fermer l’écran avant d’avoir renseigné un montant fait disparaître la ligne. Une croix permet de la retirer avant d’avoir saisi quoi que ce soit.
Le formulaire refuse d’ajouter un code déjà présent, qu’il le soit par ses mandats ou par une ligne de crédit existante.
Supprimer une ligne de crédit
Une ligne de crédit enregistrée se supprime, et la suppression est réversible en base — la ligne est marquée supprimée, non effacée. Elle disparaît de l’écran, et le code redevient une ligne sans budget tant que ses mandats existent.
L’exercice commande tout
Le sélecteur Exercice de la barre du haut détermine à la fois les mandats agrégés et les lignes de crédit lues. Changer d’exercice change donc les deux colonnes en même temps.
Il n’existe pas de report d’un exercice sur l’autre : les lignes de crédit d’une année ne sont pas recopiées sur la suivante. Un nouvel exercice s’ouvre avec des budgets vides et un réalisé qui se remplit au fil des imports.
Permissions requises
- consulter l’écran :
procurement.read; - saisir, modifier ou supprimer une ligne de crédit :
procurement.write.
Limites connues
- Le Taux d’exécution rapporte le réalisé de toutes les lignes au budget des seules lignes budgétées. Il n’est comparable d’un exercice à l’autre que si la couverture budgétaire est la même.
- Un mandat sans section exploitable est compté en Fonctionnement ; un export mal renseigné déséquilibre donc la répartition I/F sans le signaler.
- Un mandat sans code service est regroupé sous un pseudo-service
N/A. - Un mandat dont le code est absent du référentiel n’apparaît pas dans cette vue : le réalisé peut y être inférieur à celui de l’écran Mandats.
- Le repli TTC → HT applique un taux unique de 1,2.
- Une ligne planifiée n’est persistée qu’une fois un montant saisi.
- La vue Par famille est en lecture seule : la saisie reste au niveau du code.