Signatures
Pour savoir ce dont vous disposez, ouvrez Paramètres → Modules : la liste des modules activés y figure. Les activations sont faites par l'équipe Stratt selon votre abonnement ; une demande d'extension passe par le support.
La signature électronique de Stratt est rattachée à un marché. Il n’existe pas d’écran « Signatures » autonome : une demande part de la fiche d’un marché, et elle y reste attachée. C’est ce qui lui donne son intérêt — l’acte signé et le contrat qu’il engage ne se retrouvent pas dans deux endroits distincts.
État de la fonctionnalité dans l’interface. Dans l’écran Marchés, le volet d’un marché présente une rubrique Signature électronique avec un panneau Envoi pour signature verrouillé, accompagné de la mention « Fonctionnalité à débloquer avec votre administrateur Stratt » et d’un lien Contacter Stratt →.
Autrement dit : le mécanisme décrit ci-dessous existe et fonctionne, mais le formulaire d’envoi n’est pas ouvert dans l’interface. Les demandes se pilotent aujourd’hui par l’API, et l’ouverture dans l’écran passe par le support. Cette page décrit le mécanisme pour qui l’utilise ainsi, ou veut savoir ce que son activation apporterait.
Ce qu’une demande de signature contient
Une demande est une unité : un document, un ou plusieurs signataires, une date limite.
| Élément | Rôle |
|---|---|
| Marché | le marché auquel la demande est rattachée |
| Nom du document | le libellé sous lequel les signataires le verront |
| Document | le PDF à faire signer, transmis avec la demande |
| Signataires | prénom, nom et adresse de courriel, pour chacun |
| Date limite | l’échéance au-delà de laquelle la demande expire |
| Auteur | le compte qui a créé la demande |
La date limite est de trente jours quand elle n’est pas précisée. Elle peut être raccourcie ou allongée demande par demande ; c’est un paramètre de la demande, pas un réglage d’organisation.
Un signataire se décrit par trois informations, et les trois sont requises. L’adresse de courriel est celle qui recevra l’invitation : c’est la seule clé d’identification du signataire, et une erreur de saisie se traduit par une demande qui n’arrive jamais.
Le cycle de vie d’une demande
Une demande passe par cinq états, et un seul d’entre eux ouvre le document signé.
| État | Ce qu’il signifie |
|---|---|
| Brouillon | la demande existe dans Stratt mais n’est pas partie |
| En cours | les signataires ont été sollicités ; la signature court |
| Terminée | tous les signataires ont signé ; le document signé est disponible |
| Refusée | un signataire a refusé de signer |
| Expirée | la date limite est passée sans que la signature soit complète |
Les états ne se forcent pas depuis Stratt : ils reflètent l’avancement réel de la signature. L’application les relit à la demande, ce qui donne un point de contrôle utile — un état affiché est un état qu’on vient de vérifier, pas un état mémorisé à l’envoi.
L’avancement signataire par signataire
Chaque signataire porte son propre état, plus fin que celui de la demande :
| État du signataire | Ce qu’il signifie |
|---|---|
| En attente | l’invitation n’est pas encore partie |
| Notifié | l’invitation a été envoyée |
| Ouvert | le signataire a ouvert le document |
| Signé | il a signé, et la date est conservée |
| Refusé | il a refusé ; le motif et la date sont conservés |
C’est le niveau auquel se diagnostique une demande qui n’avance pas : un signataire resté Notifié depuis une semaine n’a pas ouvert le document, ce qui est une relance à faire ; un signataire Ouvert sans signature est une question à poser.
Un refus conserve son motif. Il ne se rattrape pas : la demande refusée reste refusée, et une nouvelle demande part s’il faut reprendre le circuit — avec, le cas échéant, un document corrigé.
Récupérer le document signé
Le document signé ne s’obtient que lorsque la demande est Terminée. Tant qu’elle ne l’est pas, la demande de téléchargement est refusée, explicitement : le document n’est pas encore signé.
Cette règle est volontairement stricte. Un document récupéré à mi-parcours porterait une partie des signatures et ressemblerait à une pièce complète : il vaut mieux ne rien rendre que rendre une pièce trompeuse.
La signature est portée par un prestataire externe. Le parcours de signature, l’identification des signataires et la valeur probante de l’acte relèvent de ce prestataire ; Stratt tient le lien avec le marché, l’état d’avancement et l’accès au document signé. Les demandes déjà parties restent donc suivies même si l’on ferme Stratt entre-temps.
Ce que la signature n’est pas
Trois confusions reviennent, et elles valent d’être levées.
- Ce n’est pas le contrôle de légalité. Faire signer un acte d’engagement et le transmettre au contrôle de légalité sont deux étapes distinctes, dans cet ordre. La seconde se suit dans ACTES, qui attend d’ailleurs l’acte d’engagement signé parmi ses pièces obligatoires.
- Ce n’est pas de l’archivage. Une demande terminée donne accès au document signé ; elle ne constitue pas le versement du dossier à un service d’archives.
- Ce n’est pas la fiche du marché. La fiche imprimable d’un marché est un document produit par Stratt à partir de ses données ; le document signé est une pièce fournie par vous et signée par des tiers.
Permissions requises
| Action | Permission |
|---|---|
| Lister les demandes d’un marché | procurement.read |
| Rafraîchir l’état d’une demande | procurement.read |
| Accéder au document signé | procurement.read |
| Créer et envoyer une demande | procurement.write |
Comme partout, le module fait autorité avant la permission : sans le module Signatures actif, aucune de ces actions n’aboutit, quelles que soient les permissions du compte.
Limites connues
- Le formulaire d’envoi n’est pas ouvert dans l’interface. La rubrique Signature électronique d’un marché affiche un panneau verrouillé. Les demandes se créent et se suivent par l’API ; la liste des routes est publiée sur api.stratt.fr/docs .
- Une demande est rattachée à un marché, et à un seul. Faire signer un document qui couvre plusieurs marchés demande autant de demandes que de marchés, ou le rattachement à l’un d’entre eux par convention.
- Un refus n’est pas réversible. Aucune action ne ramène une demande refusée en cours : il faut en créer une nouvelle.
- L’ordre des signataires n’est pas un paramètre de Stratt. Les signataires sont transmis comme un ensemble ; un circuit de signature ordonné ne se décrit pas depuis la plateforme.
- La date limite ne se modifie pas après l’envoi. Une demande expirée se remplace par une nouvelle.