Mandats

L’écran Mandats suit les dépenses réellement mandatées. C’est la source de presque tout le reste : la cartographie, les budgets, les analyses de conformité et les indicateurs du tableau de bord agrègent tous des mandats. Les contrats, eux, vivent sur l’écran Marchés.

Les mandats ne se saisissent pas. Ils s’importent depuis le logiciel financier, puis se corrigent à l’unité.

Le tableau

Les colonnes sont, dans l’ordre : N° engagement, Service, Objet, Fournisseur, Date, Code, Section, Montant HT. Chaque en-tête trie ; un second clic inverse le tri.

Trois colonnes reposent sur un repli, parce que les extractions ne remplissent pas toujours le même champ :

• Objet prend le libellé complémentaire quand il existe, sinon l’objet, sinon le libellé ;
• Fournisseur prend le titulaire, sinon le tiers, sinon la raison sociale ;
• Date est la date de mandatement. Dans le mappage des extractions Astre, cette date arrive dans le champ « date de facture » ; le repli sur une date de mandatement propre couvre les autres sources.

La colonne Section

Investissement ou Fonctionnement. La valeur est cherchée dans trois champs successifs — la section, la nature de pièce, puis la catégorie — parce que selon l’export la même information se trouve dans l’un ou l’autre. Elle accepte la lettre seule (I, F) comme le libellé complet. Quand aucun des trois ne tranche, la colonne affiche « — » : l’application ne devine pas.

Codes orphelins et codes hors nomenclature

Un Code encadré en orange et suivi d’un point d’interrogation est porté par le mandat mais absent du référentiel actif. Il reste visible, justement pour pouvoir être régularisé.

À l’inverse, les mandats portant un pseudo-code « hors nomenclature » — le code technique que certaines extractions posent sur une dépense sans classification d’achat — sont retirés de la liste. Ce ne sont pas des codes d’achat, et les laisser faussait tous les cumuls par code.

Filtres

• la barre de recherche filtre sur le nom du fournisseur et sur le numéro de mandat ;
• Tous les services, alimenté par les services réellement présents ;
• un champ de code, avec pour indication Ex: 67.01, 36.03..., qui filtre par début de code ;
• une plage Du … Au …, calée par défaut sur l’exercice sélectionné ;
• Réinitialiser les filtres, visible dès qu’un filtre s’écarte de son état par défaut.

Changer d’exercice dans la barre du haut recale automatiquement la plage de dates sur le 1^er janvier – 31 décembre de l’année choisie. Un lien entrant qui porte déjà un filtre de code, de fournisseur ou de référence laisse en revanche la plage vide, pour ne pas écarter ce qu’on venait justement chercher.

La pagination est fixée à cinquante lignes et n’apparaît qu’au-delà.

La recherche en langage naturel

Comme sur l’écran Marchés, le bouton en forme d’étincelle — ou la touche Entrée — bascule la barre de recherche vers une recherche sémantique, qui compare le sens et non les lettres. Les résultats remplacent la liste filtrée, classés par pertinence ; un bandeau rappelle la requête et offre un bouton Réinitialiser. Le bouton Réindexer, visible pour qui a le droit d’écrire, reconstruit l’index.

Le panneau de détail

Un clic sur une ligne ouvre un panneau à droite. Il s’ouvre sur le montant HT en grand, le TTC à côté lorsqu’il est renseigné, et l’objet du mandat.

Viennent ensuite :

• Fournisseur — nom cliquable vers la fiche fournisseur, numéro de tiers, code postal et ville ;
• Dates — Mandatement, Paiement (ou « En attente »), et Délai en jours quand il est connu, accompagné d’une appréciation : Conforme jusqu’à trente jours, Attention jusqu’à quarante-cinq, Dépassé au-delà ;
• Classification — le code, cliquable vers la fiche du code dans le référentiel, et son libellé ;
• Service — cliquable vers la fiche du service, avec son code ;
• Références — Code marché, N° engagement, N° bon de commande, Id. mandatement, N° Facture, Section. Seules les références renseignées s’affichent.

Une section Accord-cadre n’apparaît que pour les organisations dont ce module est activé.

Importer des mandats

Le bouton Importer ouvre un assistant en quatre étapes : Fichier, Mapping, Vérification, Résultat. Rien n’est écrit avant la dernière validation.

Le fichier attendu

Il n’existe pas de gabarit imposé. L’import ne demande ni un ordre de colonnes, ni des intitulés précis : il lit les en-têtes, propose un mappage, et laisse corriger. Un fichier reconnu comme une extraction comptable est signalé comme tel, avec l’indice de la ligne de titre ignorée.

Étape Mapping

C’est l’étape qui évite les accidents, et celle où il faut regarder.

Un tableau à deux colonnes — Colonne dans le fichier et Champ STRATT — présente chaque colonne du fichier avec le champ détecté, modifiable par liste déroulante, l’option — ignorer — incluse. Lorsque deux colonnes se reconnaissent dans le même champ, la seconde est laissée vide : un champ ne peut être alimenté qu’une fois. Un aperçu des cinq premières lignes montre ce que l’application lit réellement, avec le nom du champ cible en tête de colonne.

Trois réglages l’accompagnent :

Service acheteur — une liste des services de l’organisation, à utiliser quand le fichier ne porte pas de colonne de service utilisateur. Par défaut, « Détecter depuis le fichier ».

Fusionner par numéro de marché — regroupe les lignes d’un même marché et cumule leurs montants. Ce mode est activé d’office sur une extraction comptable, où plusieurs factures se rapportent couramment au même marché.

Options d’import :

• Ignorer les subventions — actif par défaut. Écarte les mandats de chapitre comptable commençant par 65, ou de nature commençant par 657. Ces dépenses sont légitimement hors nomenclature d’achats ; les importer gonflait le compteur de dépenses non classifiées.
• Codes nomenclature à exclure — une sélection dans le référentiel, avec recherche. Volontairement pas une saisie libre : une faute de frappe sur un code ne filtrerait rien tout en donnant l’impression du contraire.
• Mapping par position — force un champ depuis une lettre de colonne Excel (« BM » → Raison sociale 1). Ce mappage prime sur la détection par en-tête, et sert quand l’en-tête est absente ou illisible alors que la position est connue. Une lettre invalide est ignorée, pas refusée.

Étape Vérification

Avant d’écrire, l’assistant compare le fichier à l’existant et annonce Nouveaux, Modifiés et Inchangés. Les mandats modifiés sont détaillés champ par champ, ancienne valeur barrée, nouvelle valeur à côté : ce sont ces valeurs qui seront écrasées.

Une ligne de réconciliation vérifie que tout est compté :

n lignes = nouveaux + modifiés + inchangés + vides + subventions + exclus

Un écart est signalé en rouge. Cette vue se calcule ligne par ligne, sans regroupement : le regroupement par marché ne s’applique qu’à l’import final, ce que la ligne précise.

Ce qui arrive à une ligne rejetée

Aucune ligne n’est perdue en silence. Chacune tombe dans exactement un compteur.

L’écran de résultat affiche ces compteurs et refait la réconciliation. Un écart s’affiche en rouge, avec l’invitation à signaler le fichier : c’est un défaut de comptage, pas une fatalité.

La clé de rapprochement

Le rapprochement se fait sur la référence du mandat, et sur rien d’autre. En particulier pas sur le code du marché : ce code identifie un contrat, partagé par de nombreux mandats distincts, et l’utiliser comme clé fusionnait des mandats sans rapport.

Les extractions comptables comportent souvent plusieurs lignes de liquidation pour un même numéro de mandat, chacune avec son objet et son montant. Chaque ligne étant un mandat à part entière, l’import rend la référence unique en la suffixant du numéro de ligne de liquidation — 383/1, 383/2 — mais seulement quand la référence est effectivement dupliquée dans le fichier. Une référence unique reste 383.

Ce qu’un réimport ne détruit pas

Sur un mandat déjà en base, l’import préserve ce qui a été modifié à la main : le statut s’il n’est plus « planifié », la priorité si elle n’est plus « normale », la charge si elle est non nulle, et les notes si le fichier n’en apporte pas.

Après l’import

L’import enchaîne la création des services, des fournisseurs et des marchés formels déduits des mandats. Les écrans Marchés, Mandats, Nomenclature, Fournisseurs, Services et Alertes se rafraîchissent.

Re-synchroniser

Le bouton Re-synchroniser rejoue ce dernier enchaînement à partir des mandats déjà en base, sans réimport et sans suppression : services, puis fournisseurs, puis marchés formels. Les opérations sont idempotentes et ne remplissent que le vide.

C’est le geste à faire après avoir corrigé un code de nomenclature ou un rattachement : les dépenses ne bougent pas, leur classement se met à jour. Le compte rendu annonce ce qui a été créé ou mis à jour, ou que tout était déjà à jour.

Le registre des imports

Le bouton Registre des imports ouvre l’historique. Chaque import y figure avec sa date, un identifiant court, le nombre de mandats créés et, le cas échéant, le nombre total de mandats touchés.

La distinction est ce qui rend l’annulation sûre. Un import met à jour des mandats qui existaient déjà ; ceux-là ont été touchés, pas créés. Le bouton Annuler cet import ne supprime que les mandats créés par cet import — les pré-existants sont conservés dans l’état où l’import les a laissés. Un import qui n’a rien créé ne peut donc pas être annulé, et le bouton est inactif.

L’annulation purge en outre les marchés dérivés devenus orphelins, et marque l’import comme annulé dans l’historique. Elle est idempotente : annuler deux fois ne supprime rien la seconde fois.

Conservation du fichier source

Le fichier importé est conservé trente jours, puis supprimé du stockage. Les métadonnées de l’import — compteurs, options choisies, statut — sont conservées au-delà : le registre reste lisible après la purge.

Indicateurs

Trois cartes sont affichées par défaut : TOTAL MANDATS, MONTANT TOTAL et FOURNISSEURS. En mode personnalisation, chacune peut devenir :

Le délai moyen se calcule sur les mandats dont le délai est connu — soit renseigné par l’export, soit déductible des dates de facture et de paiement. Les autres ne tirent pas la moyenne vers le bas : ils en sont écartés.

Le tiroir de composants propose en outre : Répartition par service, Top fournisseurs mandats, Répartition par catégorie, Délais de paiement, Évolution mensuelle, Mandats récents.

Permissions requises

• consulter l’écran et le registre des imports : procurement.read ;
• importer, annuler un import, re-synchroniser, réindexer, corriger un mandat : procurement.write.

Limites connues

• Les mandats de l’exercice sont chargés en entier puis filtrés, triés et paginés dans le navigateur. Au-delà de dix mille mandats sur un exercice, la liste est tronquée côté serveur.
• Les indicateurs se calculent sur l’ensemble des mandats de l’exercice, pas sur la liste filtrée — contrairement à l’écran Marchés. Poser un filtre ne change pas les cartes.
• L’état vide de l’écran renvoie vers la Cartographie pour importer, alors que l’import se fait depuis cet écran-ci.