Dossiers ACTES
Pour savoir ce dont vous disposez, ouvrez Paramètres → Modules : la liste des modules activés y figure. Les activations sont faites par l'équipe Stratt selon votre abonnement ; une demande d'extension passe par le support.
L’écran Dossiers ACTES suit la transmission des marchés au contrôle de légalité. Son bandeau l’annonce en deux temps : la rubrique Contrôle de légalité, et le sous-titre « Transmission Préfecture — suivi et archivage ».
Ce qu’il apporte n’est pas la transmission elle-même : c’est la tenue du dossier. Réunir les pièces d’un marché avant de les transmettre est une opération longue, qui se fait à plusieurs, et dont on perd le compte. L’écran donne à cette opération une liste, un pourcentage, et une trace de ce qui a été envoyé et quand.
Tant qu’aucun dossier n’existe, l’écran le dit : « Aucun dossier ACTES — créez votre premier dossier. »
Créer un dossier
Ouvrir le formulaire
Nouveau dossier déplie le formulaire Nouveau dossier ACTES, qui demande deux informations : Référence du marché et Objet du marché. Les deux sont requises — le bouton Créer reste inactif tant que l’une manque. Annuler referme le formulaire.
Le dossier naît en brouillon, avec sa liste de pièces
À la création, le dossier est en Brouillon et reçoit la liste des pièces à réunir. Elle est la même pour tous les dossiers : c’est une liste standard, pas un modèle à paramétrer.
Cocher au fur et à mesure
Chaque pièce se coche d’un clic, et se décoche du même clic. Une pièce cochée apparaît barrée. Le pourcentage de complétude se recalcule immédiatement.
Les pièces du dossier
| Pièce |
|---|
| Délibération de l’assemblée délibérante |
| Acte d’engagement signé |
| CCAP (Cahier des Clauses Administratives Particulières) |
| CCTP (Cahier des Clauses Techniques Particulières) |
| RC (Règlement de la Consultation) |
| Rapport d’analyse des offres |
| Bordereau de transmission ACTES |
| Attestations régularité fournisseur |
| Justificatif de publicité |
| PV d’ouverture des plis |
Ces dix lignes entrent toutes dans le calcul de la complétude. L’en-tête du panneau le rappelle au-dessus de la liste : « Complétude dossier — N/M éléments obligatoires ».
Cocher une pièce ne la dépose pas. La liste est un relevé : elle enregistre qu’une pièce a été réunie, elle ne stocke pas le fichier. Les documents eux-mêmes restent là où votre organisation les conserve, et c’est au moment de la transmission qu’ils y sont repris.
L’Acte d’engagement signé vient naturellement de l’étape précédente — voir Signatures.
La complétude
Le pourcentage affiché sur chaque dossier est la part des pièces cochées. Il se colore en vert à 100 %, et porte la couleur du module en dessous.
Il se recalcule à la création du dossier et à chaque pièce cochée ou décochée. Il n’y a donc pas de rafraîchissement à déclencher, ni d’écart possible entre la liste et le chiffre.
La complétude est un indicateur de préparation, pas de validité : un dossier à 100 % est un dossier dont toutes les lignes ont été cochées, ce qui reste une déclaration de l’agent qui les a cochées.
L’avancement de la transmission
Un dossier passe par cinq états. Le bandeau de chaque dossier en affiche le libellé, et les pastilles en tête d’écran filtrent dessus : Tous, Brouillon, Envoyé, En cours, Validé ✓, Observations.
| État | Ce qu’il signifie |
|---|---|
| Brouillon | le dossier se constitue ; rien n’est parti |
| Envoyé | le dossier a été transmis ; la date d’envoi est enregistrée |
| En cours | la transmission est en cours d’instruction |
| Validé ✓ | le contrôle n’a pas d’objection ; la date de retour est enregistrée |
| Observations | le contrôle a formulé des observations |
Le panneau déplié d’un dossier porte la rubrique Avancement transmission. Elle n’offre qu’un seul mouvement : l’étape immédiatement suivante. Les autres sont affichées mais inactives.
La conséquence est à connaître avant le premier clic : on ne revient pas en arrière. Un dossier marqué Envoyé par erreur ne redevient pas Brouillon ; sa date d’envoi est posée, et elle restera. Le bouton d’étape suivante se clique donc après vérification, pas pour voir ce qu’il fait.
Les dates se posent d’elles-mêmes :
- la date d’envoi au passage en Envoyé ; elle s’affiche alors sur le bandeau du dossier, précédée de la mention « Envoyé » ;
- la date de retour au passage en Validé ou en Observations.
Les observations du contrôle
Lorsqu’un dossier porte des observations, elles s’affichent dans son panneau déplié, détachées du reste par un filet. C’est le seul texte libre du dossier, et c’est celui qui compte : il dit ce qu’il faut corriger.
Un dossier en Observations reste un dossier ouvert. L’écran ne propose pas de circuit de reprise : la pratique est de corriger les pièces, de les cocher à nouveau si elles ont été refaites, et de rouvrir un dossier pour la nouvelle transmission si le contrôle l’exige.
Comment s’en servir
- Créer le dossier dès le lancement du marché, pas à la fin. La liste devient alors une liste de travail, et la complétude un indicateur d’avancement du marché lui-même.
- Filtrer sur Brouillon pour voir ce qui reste à réunir, et trier mentalement par complétude : les dossiers proches de 100 % sont ceux qu’un seul document bloque.
- Filtrer sur Envoyé et En cours pour avoir la liste de ce qui est chez le contrôle, avec les dates d’envoi — c’est le relevé qu’on demande en réunion.
- Filtrer sur Observations en premier chaque semaine : c’est le seul état qui appelle une action dont le délai ne dépend pas de vous.
Permissions requises
| Action | Permission |
|---|---|
| Consulter les dossiers et leur complétude | procurement.read |
| Créer un dossier | procurement.write |
| Cocher ou décocher une pièce | procurement.write |
| Faire avancer l’état de transmission | procurement.write |
Limites connues
- Les dix pièces comptent toutes dans la complétude. La liste prévoit d’afficher une mention « optionnel » à côté de certaines pièces ; cette mention n’apparaît pas, et aucune pièce n’est exclue du calcul. Un dossier réellement complet sans Justificatif de publicité ni PV d’ouverture des plis plafonnera donc à 80 %.
- L’état « Observations » ne se pose pas depuis l’écran. Il existe comme filtre et comme libellé, mais l’avancement proposé ne mène que de Brouillon à Validé. Un dossier en observations se positionne par l’API.
- Un dossier n’est pas rattaché à un marché par l’écran. Le formulaire de création demande la référence et l’objet en texte ; le lien vers la fiche du marché n’est pas établi, et la référence saisie n’est pas vérifiée contre les marchés existants. Recopier la référence exacte reste donc la seule façon de retrouver le dossier depuis le marché.
- L’avancement est à sens unique. Aucune action ne ramène un dossier à un état antérieur, et les dates posées ne s’effacent pas.
- La liste des pièces n’est pas paramétrable. Elle est identique pour tous les dossiers et toutes les organisations ; une pièce propre à votre collectivité ne peut pas y être ajoutée.
- L’écran ne figure pas dans le menu de navigation. Il s’atteint par son adresse, et son module est annoncé comme en développement dans Paramètres → Modules.