Clôturer un exercice
Le reste de cette documentation décrit un écran à la fois, parce que c’est ainsi qu’on la consulte quand on bute sur un bouton. Cette page fait l’inverse : elle suit une tâche qui traverse six écrans, et dit dans quel ordre les prendre.
Ce n’est pas une obligation réglementaire, c’est une méthode. Rien dans le code de la commande publique n’impose cette séquence, et rien dans Stratt ne l’exige : aucun bouton ne « clôture » un exercice, aucune donnée ne se verrouille à une date. Ce qui suit est l’ordre qui évite de refaire deux fois le même travail.
Pourquoi cet ordre
Chaque étape conditionne la suivante. Produire le rapport annuel avant d’avoir classé les dépenses donne un document juste sur des chiffres incomplets, et il faudra le refaire. Le sens de marche est donc : compléter les données, puis constater, puis produire.
Vérifier que l’exercice est complet
Avant tout le reste, assurez-vous que les dépenses de l’année sont bien toutes arrivées. Le dernier import du logiciel comptable est-il postérieur au dernier mandatement ? L’écran Mandats porte le registre des imports et leur date.
Le sélecteur d’exercice de la barre haute gouverne tous les écrans qui suivent : vérifiez qu’il est bien sur l’année que vous clôturez, et non sur l’année en cours.
Résorber les dépenses non classifiées
C’est l’étape la plus rentable, et la plus ingrate. Une dépense sans code de nomenclature n’entre dans aucun cumul : elle ne déclenche aucune alerte de fractionnement, n’apparaît dans aucune cartographie, et abaisse le taux de classification que le rapport annuel affichera.
L’écran Nomenclature liste ces dépenses et permet de les rattacher. Visez d’abord les montants les plus élevés : ce sont eux qui déplacent les cumuls, donc les alertes.
Lire les alertes, et décider
Les écrans Alertes et Procédures montrent ce que l’exercice a produit : échéances dépassées, cumuls qui franchissent un seuil, codes sous surveillance.
Une alerte n’est pas un reproche, c’est une question. Pour chacune, trois issues possibles : elle est fondée et appelle une procédure l’année prochaine ; elle tient à une donnée incomplète, et c’est l’étape précédente qu’il faut reprendre ; ou une procédure a bien été engagée, et il faut le dire à l’outil pour qu’il cesse de la signaler.
C’est le bon moment pour marquer les codes dont la procédure est engagée. Fait après la production du rapport, ce marquage ne changera plus le document déjà transmis.
Vérifier les attestations des fournisseurs
L’écran Fournisseurs et l’onglet Attestations montrent les pièces périmées. Une attestation expirée en cours d’exercice n’a pas d’effet rétroactif sur les marchés passés, mais elle vous attend au premier marché de l’année suivante.
Publier les données essentielles
Si votre collectivité y est tenue, l’écran DECP produit le fichier des données essentielles de la commande publique. Il se nourrit des dépenses de l’exercice : le produire avant l’étape de classification donnerait un fichier incomplet.
Vérifiez le SIRET de la collectivité avant de produire le fichier, faute de quoi chaque ligne ressortira en erreur.
Produire le rapport annuel
Enfin, l’écran Livrables produit le rapport annuel : couverture institutionnelle, analyse budgétaire consolidée, cartographie détaillée, indicateurs de conformité et annexes.
C’est la photo de l’exercice tel que l’outil le voit à cet instant. Si les étapes précédentes ont été faites, elle est juste ; sinon, elle est juste aussi, mais d’un exercice incomplet.
Et ensuite
Rien ne se verrouille. Une dépense importée après coup entrera dans les cumuls de son exercice, et les écrans l’intégreront sans rien demander. Le rapport déjà produit, lui, ne bougera plus : c’est un document, pas une vue.
Si un élu doit recevoir les chiffres de l’exercice clôturé, le partage élu ouvre une vue consolidée sans créer de compte. Son lien porte l’exercice choisi au moment de sa création.
Ce que cette page ne dit pas
Elle ne dit pas ce que votre collectivité doit produire, ni à qui, ni quand. Les obligations varient avec la taille de l’organisation, la nature des marchés et les demandes de votre comptable public. Elle dit seulement comment utiliser Stratt pour y répondre sans refaire deux fois le même travail.