Tableau de bord
Le tableau de bord est l’écran d’arrivée après la connexion. Il appartient au socle de l’application : il ne dépend d’aucune brique activable et reste donc accessible à toutes les organisations. Les composants qu’il peut afficher, en revanche, dépendent des modules activés — c’est la seule chose qui varie d’un espace à l’autre.
Il s’ouvre sur une salutation (« Bonjour, » suivi du prénom), la date du jour et le nom de l’organisation courante, puis sur une grille de composants.
Ce que l’écran affiche par défaut
Sans personnalisation enregistrée, la grille contient quatre blocs, dans cet ordre :
| Bloc | Ce qu’il montre |
|---|---|
| KPIs | trois cartes d’indicateurs côte à côte |
| Alertes & Risques | échéances de délai et codes proches des seuils |
| Top codes nomenclature | les plus fortes dépenses par code |
| Journal d’activité | les derniers mouvements enregistrés |
Les trois cartes d’indicateurs sont, par défaut, Mandats, Échéances à venir et Alertes seuils.
Les cartes d’indicateurs
Une carte d’indicateur porte toujours deux chiffres : une valeur principale, à gauche, et une valeur secondaire, à droite. Un clic sur la carte ouvre l’écran correspondant.
| Source | Valeur principale | Valeur secondaire | Mène vers |
|---|---|---|---|
| Mandats | nombre de mandats de l’exercice | fournisseurs distincts | Mandats |
| Échéances | marchés arrivant à terme | dont urgents (moins de 7 jours) | Alertes |
| Nomenclature | codes actifs sur total | couverture du référentiel | Nomenclature |
| Seuils | codes à surveiller | dépassements | Procédures |
| Budget | montant total HT de l’exercice | mandats enregistrés | Mandats |
Deux précisions utiles sur ces calculs :
- « codes actifs » compte les codes de nomenclature qui portent au moins un euro de dépense sur l’exercice. Les pseudo-codes « hors nomenclature » en sont exclus : ce ne sont pas des codes d’achat, et les compter faussait le taux de couverture.
- « alertes seuils » répartit les codes selon le rapport entre leur cumul et leur seuil d’appel d’offres : au-delà du seuil, entre 80 % et 100 %, et entre 50 % et 80 %. La carte passe au rouge dès qu’un code dépasse, à l’orange dès qu’un code est au-delà de 80 %. Un code dont une procédure a été déclarée engagée n’est plus compté.
L’exercice, choisi une fois pour toute l’application
Le sélecteur Exercice, en haut à droite, n’est pas propre au tableau de bord : il est partagé par tous les écrans. Le changer ici le change partout.
À la première ouverture d’une session, l’application se positionne automatiquement sur l’année la plus récente pour laquelle des mandats existent — et non sur l’année civile, qui serait souvent vide en début d’exercice. La liste déroulante propose les années qui portent des données, plus l’année précédente, l’année en cours et l’année suivante.
Personnaliser la grille
La composition de la grille se modifie dans un mode dédié.
Le crayon qui ouvre ce mode n’apparaît dans la barre du haut que pour le rôle owner de l’organisation. La mise en page est enregistrée pour toute l’organisation : elle devient la grille que tous les membres voient. Il n’y a pas de mise en page propre à chaque utilisateur.
Entrer en mode personnalisation
Le bouton crayon de la barre du haut bascule l’écran en mode édition. Une barre flottante apparaît en bas, marquée Mode personnalisation.
Ajouter un composant
Un onglet vertical se colle au bord droit de l’écran et annonce le nombre de composants disponibles. Il ouvre un tiroir intitulé Composants, avec un champ de recherche et des composants regroupés par catégorie : Indicateurs, Activité, Conformité, Nomenclature, Fournisseurs, Stratégie, Marchés.
Un composant s’ajoute d’un clic, ou se fait glisser dans la grille. Un composant déjà présent est refusé, avec un message qui le dit.
Régler, déplacer, retirer
En mode édition, chaque composant porte ses propres commandes : changer sa largeur (quatre, six, huit ou douze colonnes), changer sa forme de représentation lorsqu’il en accepte plusieurs, ou le retirer. Les composants se réordonnent par glisser-déposer.
Enregistrer
La barre du bas propose Réinitialiser et Sauvegarder. Tant que rien n’est sauvegardé, la grille revient à son état enregistré au rechargement de la page. Réinitialiser efface la mise en page de l’organisation et rétablit la grille par défaut.
Les cartes d’indicateurs se configurent une par une
En mode édition, chaque carte d’indicateur porte un bouton qui ouvre la liste des sources possibles — celles du tableau ci-dessus. Un bouton Ajouter permet d’en poser une de plus, jusqu’à cinq. Une corbeille retire la carte, à condition qu’il en reste au moins une.
Les composants dépendent des modules
Le tiroir n’offre pas la même chose à toutes les organisations. Un composant rattaché à un module peut y figurer grisé et cadenassé — c’est le comportement par défaut — ou ne pas y figurer du tout, lorsque l’administration a demandé que le module absent reste masqué. Le tiroir ne montre donc jamais plus que le menu : il n’est pas une porte d’entrée vers un module auquel l’organisation n’a pas droit.
Parmi les composants proposés, et sans que cette liste soit figée :
- Indicateurs — Carte KPI, Barre KPI ;
- Activité — Journal d’activité, Derniers mandats, Top fournisseurs, Répartition par type ;
- Conformité — Alertes & Risques, Score conformité, Surveillance fractionnement, Répartition procédures ;
- Finance — Délais de paiement, Analyse TVA, Mode de paiement, Factures en attente, Évolution mensuelle ;
- Fournisseurs — Analyse ABC fournisseurs, Attestations, Fournisseurs à risque, Contacts fournisseurs ;
- Marchés — Marchés actifs, Accords-cadres à échéance, Alertes accords-cadres.
Deux blocs qui méritent une lecture attentive
Alertes & Risques
Ce bloc mélange deux natures d’alerte, et c’est voulu : une échéance de délai (un marché qui arrive à son terme, un paiement qui approche de sa limite) et un risque de seuil (un code dont le cumul approche du seuil d’appel d’offres). Les deux appellent une action, mais pas la même.
Les alertes de délai sont classées en critique, haute, moyenne et faible. Une échéance dépassée reste affichée tant qu’elle l’est de moins de soixante jours : au-delà, elle n’est plus actionnable et disparaît d’elle-même.
Journal d’activité
La liste des derniers mouvements comptables enregistrés, avec leur statut — Engagé, Liquidé, Mandaté, Payé — et leur type de dépense. C’est une vue de contrôle : ce qui vient d’entrer, et sous quel classement.
Permissions requises
Le tableau de bord lui-même n’exige aucune permission particulière. En revanche :
- un composant lit les données d’un module, et un module désactivé renvoie une
erreur
module_disabledque le composant traduit par un bloc vide ou cadenassé ; - la personnalisation de la grille est réservée au rôle owner.
Limites connues
- La mise en page est collective. Il n’existe pas aujourd’hui de grille personnelle : un enregistrement remplace la grille de toute l’organisation.
- Un même composant ne peut être présent qu’une fois, à l’exception des cartes d’indicateurs, qui se multiplient jusqu’à cinq.
- Réinitialiser supprime la mise en page enregistrée sans demander de confirmation ; il faut recomposer la grille pour la retrouver.