Partage élu
Un adjoint aux finances veut les chiffres de l’exercice. Lui créer un compte, lui expliquer la nomenclature et le laisser naviguer dans l’ERP est disproportionné ; lui envoyer un tableur recopié à la main vieillit le jour même.
Le partage élu est la troisième voie : un lien qui ouvre une page unique, en lecture seule, sans compte, sur les chiffres consolidés d’un exercice.
Ce que l’élu voit
La page porte le nom et le logo de la collectivité, l’exercice concerné, et un bandeau Lecture seule. Rien n’y est modifiable, et aucun écran de l’ERP n’est atteignable depuis elle.
Quatre indicateurs ouvrent la page :
| Indicateur | Ce qu’il compte |
|---|---|
| Volume total | le cumul des dépenses de l’exercice |
| Mandats | le nombre d’ordres de paiement |
| Fournisseurs | le nombre de tiers distincts |
| Classifiés | la part des dépenses portant un code de nomenclature |
Suivent la comparaison avec l’exercice précédent lorsqu’il porte des dépenses, la répartition entre section Investissement et section Fonctionnement, les cinq services les plus dépensiers, la répartition par catégorie d’achat, et les codes les plus chargés.
Les montants suivent la même règle que le reste du produit : le montant HT quand il est renseigné, à défaut le TTC, à défaut le montant brut. Un écart avec un état comptable vient presque toujours de là.
Créer le lien
Depuis l’écran Cartographie, le bouton Partage élu.
Choisir la durée
Trois durées sont proposées : 7, 30 ou 90 jours. Trente par défaut.
Confirmer
Le pied de la fenêtre résume ce qui est engagé : « Expire dans n jours · Aucun compte requis · Lecture seule ».
Transmettre le lien
Le lien porte l’exercice sélectionné au moment de la création. Partager les chiffres d’un autre exercice demande un second lien.
Ce qu’un lien engage
C’est la partie qu’il faut lire avant d’envoyer le premier.
Un lien de partage se comporte comme un mot de passe. Qui l’a peut voir la page, sans compte et sans laisser de trace nominative. Il se transfère aussi facilement qu’il se reçoit.
Un lien ne se révoque pas. Une fois émis, il vit jusqu’à son échéance. Il n’existe ni liste des liens actifs, ni bouton pour en couper un. La durée choisie à la création est donc le seul levier : prenez la plus courte qui couvre l’usage. Pour une commission qui se tient la semaine prochaine, sept jours suffisent.
Un lien par destinataire, plutôt qu’un lien pour tous. Rien ne permet de distinguer qui a ouvert quoi, mais des liens distincts expirent séparément et limitent la portée d’un transfert.
L’exercice voyage dans le lien. Le destinataire peut en changer l’année dans l’adresse. Il n’y verra jamais que les chiffres consolidés de votre organisation, mais pas nécessairement l’exercice que vous aviez en tête.
Ce que l’élu ne voit pas
Rien de nominatif ni de détaillé : ni la liste des mandats, ni les marchés un par un, ni les noms des fournisseurs, ni les alertes de conformité, ni les pièces. La page est une consolidation, pas une fenêtre sur l’ERP.
Quand le lien est mort
La page affiche « Lien expiré ou invalide », puis « Demandez un nouveau lien à votre service achats. » Rien n’est révélé de l’organisation, pas même son nom.
C’est aussi ce qui s’affiche si le lien a été tronqué par un client de messagerie : avant de régénérer, vérifiez que l’adresse reçue est complète.
Permissions requises
procurement.read pour créer un lien. Aucune pour l’ouvrir, c’est tout l’objet.
La permission de lecture suffit donc à ouvrir les chiffres consolidés de l’organisation à l’extérieur. Si cela ne correspond pas à votre répartition des responsabilités, c’est un point à arbitrer avec le support plutôt qu’à découvrir après coup.
Limites connues
- Aucune révocation, aucune liste. Voir plus haut ; c’est la limite qui structure tout l’usage.
- Aucune trace de consultation. Vous ne savez pas si l’élu a ouvert le lien, ni combien de fois, ni depuis où.
- Le libellé donné au lien ne sert qu’à vous, le temps de la création : il n’est conservé nulle part et n’apparaît pas sur la page partagée.
- La page se recalcule à chaque ouverture. Les chiffres d’aujourd’hui ne seront pas ceux de la semaine prochaine, ce qui est voulu pour un suivi, et gênant pour citer une délibération. Pour un chiffre figé, produisez un document depuis Livrables.
- Le lien s’obtient depuis la Cartographie uniquement. Aucun autre écran ne le propose, et il n’existe pas d’écran de gestion des liens émis.